Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü

T.C.

TERME BELEDİYESİ

BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ

KURULUŞ, GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI İLE ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımla

AMAÇ:

MADDE 1 - Bu Yönetmeliğin amacı; Terme Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün teşkilat yapısını, hukukî statüsünü, görev,  çalışma usul ve esaslarını belirleyerek, hizmetlerin daha etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.

KAPSAM:

MADDE 2 -Bu yönetmelik, Terme Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün görev ve çalışma usulü ile birlikte işleyişini kapsar.

YASAL DAYANAK:

MADDE 3 -Bu yönetmelik,  5393 sayılı Belediye Kanununun 15’inci maddesinin (b) bendi hükmüne dayanılarak düzenlenmiştir.

TANIMLAR:

MADDE 4 -Bu yönetmeliğin uygulamasında; 

         a)Başkan             :  Terme Belediye Başkanını,

         b)Meclis             :  Terme Belediye Meclisini,
        c) Encümen         : Terme Belediye Encümenini,

        d)Belediye          :  Terme Belediye Başkanlığını,

        e)Müdürlük        :  Terme Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünü,

        f)Personel      : Terme Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünde görevli tüm personeli ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Müdürlük Görev Alanı, Yönetim ve Yetkileri

MÜDÜRLÜK GÖREV ALANI

MADDE 5- Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün görev alanı aşağıda maddeler halinde belirlenmiştir.  

            Terme Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü; Terme Belediye Başkanlığının amaçları, prensip ve politikaları ile bağlı bulunulan ilgili mer’i mevzuat ve Belediye Başkanının belirleyeceği esaslar çerçevesinde, Başkanlık Makamının emir ve direktifleri doğrultusunda;

Belediye sınırları içinde kent halkının yönetime katılımını sağlamak, halkın inisiyatifini arttırmak, Yerel Yönetimler ve yerel demokrasiyi güçlendirmek, sorunların çözümünü sağlamak, halkla ilişkiler ile ilgili konularda gerçek ve tüzel kişiler nezdinde olumlu bir kurum imajı ve kurumsal temelde sağlıklı bir halkla ilişkiler ortamı oluşturmak üzere faaliyetleri yürütmek,

Belediye yönetiminin izlediği politikaların halka benimsetilmesi, yapılan çalışmaların halka duyurulması, halkın yönetime karşı olumlu hisler beslemesini sağlamak. Halkın da yönetim hakkındaki düşüncelerinin, yönetimden beklentilerinin alınması amaçlı çalışmaları yürütmek. Kurumun faaliyet alanına giren gelişmeleri takip etmek. Çalışmaları hakkında amirini yazılı ve sözlü sistematik olarak bilgilendirmek,

Tanıtım ve halkla ilişkiler konularında, kurum dışındaki özel ve tüzel kişilerle ilişkilerde iletişim bakımından dikkate alınacak hususlarda, Belediyenin imajını istenilen şekilde güçlendirilmesi ve benzeri konularda kurum menfaatini gözetme yönündeki görüşlerini belirtmek,

Alanıyla ilgili işleri icra etmek. Halkı bilinçlendirici broşür, bülten, Belediye web sayfası ve benzeri çalışmalarını içerik açısından yürütmek. Vatandaşlardan gelen şikâyet, teklif ve benzeri konuları en kısa zamanda Belediyenin diğer birimleri ile çözüme kavuşturup ilgililerine bilgi verilmesini sağlamak,

Birimler tarafından yapılan çalışmaların tanıtımını yapmak. Halk meclisi veya Belediye Başkanının katılacağı halkı bilgilendirici çalışmaları koordine etmek,

Terme ve Samsun açısından önemli günlerin kutlamaları ile ilgili etkinlikleri düzenlemek, Belediyenin tüm tanıtım çalışmalarını yürütmek, İlçenin kültürel zenginliklerini arttırıcı çalışmalar ve konferans, panel, sempozyum, belgesel, film ve benzeri etkinlikler hazırlamak.

YÖNETİM

MADDE 6- Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün görev dağılımı aşağıdaki şekilde oluşmuştur:

A) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü

B) Basın ve Yayın Servisi

C) Halkla İlişkiler Servisi ve Çözüm Masası

D) Bimer Servisi

E) Kent Konseyi

YETKİLERİ

MADDE 7-

Basın ve Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürünün Görevleri:

1) Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının gözetimi ve denetimi altında, mer’i mevzuat gereği Müdürlüğün; sevk ve idaresini, organize edilmesini, kadrolar arasında görevlerin dağıtılmasını, iş ve işlemlerin yeniden tanzimine ilişkin dâhili düzenlemeleri yapmak,

2) Başkanlığın amaçlarını ve genel politikalarını kendi uğraş alanlarını ilgilendirdiği derecede bilmek, genel politikaların uygulanmasını devamlı olarak izlemek, amaçlara uygunluğunu araştırmak, genel politikalarda yapılması gerekli değişiklikleri bildirmek,

3) Müdürlüğün işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik olarak istenen şekilde sonuçlandırmak üzere planlamak,

4) Gelecekte doğacak ihtiyaçlara cevap verebilecek şekilde elindeki kadro, makine, işyeri ve teçhizatın planlamasını yapmak,

5) Müdürlüğün haberleşme ve evrak akışını, üst kademelere istenen bilgileri zamanında ulaştırabilecek ve alt kademelere kurum karar, politika ve yönetmelikleri hakkında zamanında ve doğru bilgi verebilecek şekilde planlamak,

6) Müdürlüğün yıllık faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlamak, faaliyet planına göre yıllık bütçesini Mali Hizmetler Müdürlüğü ile koordineli olarak hazırlamak, Başkanlıkça belirlenmiş zamanda amirine vermek,

7) Kendisinin ve personelinin beceri ve mesleki bilgi açısından gelişmesini sağlamak üzere eğitim planlamasını yapmak,

8) İş tariflerinde mevcut olmayan görevleri emrindekilere usulünce vermek,

9) Yokluğunda görevlerin aksatılmadan yürütülebilmesi için personeli arasında görev taksimi yapmak,

10) İşgücünün en faydalı şekilde kullanılması ve işlerin en az maliyetle yürütülmesi için, emrindeki personelin görev ve sorumluluklarını açık, seçik ve anlayabilecekleri sadelikte belirtmek, iş ve işlemlerin buna uygunluğunu denetlemek,

11) Kendisinin ve organizasyonun verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı artırmak,

12) Müdürlüğün tüm faaliyetlerinde ilgili Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genelge, Tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili mer’i mevzuata riayeti sağlamak, bunların uygulanmasını sürekli kontrol etmek ve düzeltilmesi gereken hususlar için de olumlu öneri ve teklifleri, bir üst amirinin görüşüne sunmak,

13) Müdürlüğün verimliliğinin arttırılmasını ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli şekilde yürütülmesini sağlamak üzere, çalışma metotlarını geliştirmeleri için astlarına mesleki yardımda bulunmak, genel ahlaka ve adaba uygun hareket etmeleri için disiplini temin etmek,

14) Astlarının sorularını kesin olarak cevaplandırmak, gereken kararları süratle almak ve bildirmek,

15) Terfi etmesi veya iş başında olmaması halinde, yerine görevini ifa edebilecek bir yardımcıyı yetiştirmek,

16) Haberleşmeye büyük önem vererek, alınan kararların uygulayıcılarına doğru bir şekilde ve süratle ulaştırılmasını sağlamak,

17) Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları sunmak. Raporları vermeden önce gerekli tetkikleri yapmak ve tasdik etmek. Gereksiz bilgileri ayıklayarak raporların kısa ve öz olmasını sağlamak.

18) Eş düzeydeki yöneticilerle koordinasyonu kurmak ve kendi aralarında halledilebilecek sorunları çözümlemek.

19) Personelinin moralini en yüksek seviyede tutarak, daha azimli çalışmaya, daha başarılı olmaya teşvik etmek.

20) Personelin çalışma şevkini kıran ve verimini düşüren faktörleri tespit ederek, kendi imkânları ile bertaraf edilebilecek veya düzeltilebilecek olanları halletmek, üst kademelerce alınması gereken tedbirler için verim düşüşü veya başka menfi sonuçlar doğmadan amirine müracaat etmek.

21) Müdürlük personelinin potansiyelinden en iyi şekilde yararlanabilmek, kendi kararlarını en isabetli şekilde verebilmek ve kendisine bağlı personelin katkılarına paralel olarak Başkanlığı daha fazla benimsemelerini sağlamak amacıyla devamlı surette fikir ve görüş alışverişinde bulunmak,

22) Faaliyet planında bulunan işleri görev tariflerine göre çalışanlarına tevzii etmek,

23) Emirlerini kademe atlamadan iş ile ilgili kendisine doğrudan bağlı çalışanlara vermek,

24) Gerekli gördüğü hususlarda emirlerini yazılı olarak vermek,

25) Mevcut faaliyet planına göre Müdürlük faaliyetlerini kısa periyotlarla kontrol etmek,

26) Müdürlük harcamalarının bütçeye uygunluğunu devamlı kontrol altında bulundurmak,

27) Yapılmakta olan işleri zaman, miktar ve kalite açısından devamlı kontrol etmek,

28) Alt kademelerden gelen evrak ve bilgileri kontrol etmek varsa eksikliklerin giderilmesini sağlamak,

29) Personelinin tavır ve davranışlarını devamlı kontrol altında bulundurarak örnek model oluşturmak,

30) Personelin görev tariflerindeki belirtilen işleri yerine getirip getirmediğini üç ayı geçmeyen periyotlarla kontrol etmek,

31) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydın tutulmasını, gerekli belgelerin düzenlenmesini ve takibini, önemli olan evrakın muhafaza edilmesini, bu konulardaki mevzuat ve usullere göre hareket edilmesini temin etmek.  Önemini kaybeden evrakı kabul edilmiş usullere göre imha etmek,

32) Herhangi bir amaçla yurtiçi veya yurtdışı görev seyahatine gönderildiğinde, gittiği yerde yaptığı temasları, çalışmaları ve aldığı sonuçları belirten özet, fakat kolayca anlaşılabilir bir üslup ve düzende rapor hazırlamak amirine vermek,

33) Başkanlığa ilişkin bilgilerin dışarı sızmaması hususunda azami itinayı ve dikkati göstermek,

34) Başkan ve amirinin uygun göreceği her türlü görevi ilgili mer’i mevzuat ve amirinin talimatlarına göre yerine getirmek,

35) İşlerin; Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Tebliğ, Genelge ve Başkanlık emirlerine uygun ve gecikmeksizin yapılmasını sağlamak,

36) Görev ve hizmetlerin etkin ve verimli bir şekilde uygulanabilmesi için gerekli önlemleri alarak, personelini sevk ve idare etmek,

37) Kültürel organizasyonların hazırlık ve uygulama aşamalarını takip ederek sonuçlandırılmasını sağlamak,

38) Faaliyet sahası ile ilgili proje ve taslakların hazırlanmasını ve bunların uygulamaya geçirilebilmesi için üstlerin onayına sunmak,

39) Gerçekleştirilen etkinliklerin kitaplaştırılması için altlık oluşturmak, baskıya hazırlamak, Terme’nin yurt içi ve yurt dışında tanıtmak için gerekli yayın, doküman ve malzemeyi hazırlamak veya hazırlatmak, satın almak ve dağıtmak için gerekli çalışmaları yapmak,

40) Davetiye, broşür, ilan, bez afiş, duvar afişi ve benzeri çalışmaların altlığını ve birim ile ilgili diğer yazışma metinlerinin hazırlanmasını sağlamak,

41) Müdürlüğün görev alanıyla ilgili ihale konusu iş ve işlemlerin, mer’i ihale mevzuatı çerçevesinde yapılmasını sağlamak,

42) Müdürlüğe gelen tüm evrakın ilgililere usulünce iletilmesini sağlamak,

43) Ekonomiklik, üretkenlik, yüksek verimlilik ve performans artırıcı etki oluşturmak amacıyla mer’ mevzuat ve stratejik hedefler çerçevesinde dış hizmet alım yoluyla yapılması mümkün olan hizmetleri uzman özel veya tüzel kişilere usulüne uygun yaptırılmasını sağlamak,

44) Çalışanlarının tabi oldukları mevzuata uygun tezkiye, izin ve hastalık gibi işlemlerini yürütmek, devam durumunu takip etmek ve denetlemek, ilgili diğer birimlerle koordinasyonu sağlamak,

45) Belediyenin stratejik planının hazırlanmasında gerekli desteği sağlamak,

46) Stratejik planlamaya uygun müdürlük bütçenin hazırlanmasını ve onaylanan bütçenin en ekonomik şekilde kullanılmasını sağlamak,

47) Mer’i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile Başkanlıkça verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak,

B) Basın ve Yayın Servisi

1-Yerel ve Ulusal Medyada Terme Belediyesi ile ilgili yer alan bütün haberlerin takip edilmesi, arşivlenmesi,

2- Başkanlığımız faaliyetleriyle ilgili basın bildiri ve bültenleri hazırlamak, konuyla ilgili cd, kaset, slayt ve fotoğraflarla birlikte basın organlarına dağıtılması,

3- Çeşitli tarihi günlerde günün önemine uygun kutlama törenlerinin çekimleri ve fotoğraflanması,

4- Çeşitli gün ve haftalarda şenlik, festival vs. gibi faaliyetlerin çekimleri ve fotoğraflanması,

5- Terme Belediyesi tarafından düzenlenen tüm etkinlik ve yürütülen faaliyetlerin tanıtılması için basın yayın organlarıyla iletişime geçilmesi,

6- Törenlerle ilgili olarak davetiye bastırmak, afiş yaptırmak, broşür bastırmak ve bunların gerekli yerlere asılması ve dağıtılmasının sağlanması,

7- Belediye faaliyetleri ve yapılan hizmetleri yerel basın ve kamuoyu bilgilendirilmesi amacıyla haber ve bilgi akışını belediye internet sitesi üzerinden gerçekleştirilmesi,

8- Belediye ile basın yayın kurum ve kuruluşları arasındaki ilişkileri koordine etmek, haber ve bilgi akışı ile basın randevuları ile başkanın basın toplantılarının organize edilmesi,                                                                            

9- Başkanlığa yapılan ziyaretlerin fotoğraflanması ve arşivlenmesi,

10- Belediye ile doğrudan veya dolaylı bağlantılı tüm hizmetlerin ve açılış ile organizasyonların fotoğraflanması ve arşivlenmesi,

11- Başkan mesajlarının hazırlanması,

12- Başkanlığa bağlı törenler, organizasyonların düzenlenmesi,

13- Terme Belediyesinin resmi web sitesi için gerekli olan görüntülü ve görüntüsüz haberleri hazırlayıp sitenin sürekli güncelliğinin korunması,

14- Belediyemizin etkinliklerini vatandaşlarımıza duyurmak amacıyla toplu sms sistemine kayıtlı kişilere mesaj gönderilmesi,

15- Belediyemize ait Billboardların kiralama işlemlerinin yürütülmesi,

16- Milli kültürümüzün yazılı belgeleri, fikir, sanat ve edebi eserler ile turizm ve tanıtım amaç ve kapsamlı yayınlar hazırlatarak yayımlamak ve yayımlatmak,

17- Belediyemiz birimlerinden ve Resmi Kurum ve Kuruluşlardan gelen ilanların süresi içerisinde ilgisine göre ilan panosu, ses yayın cihazı ve belediyemiz web sitesinde ilan edilmesini sağlayıp, ilan tutanaklarının ilgili birimler ile kurum ve kuruluşlara gönderilmesini sağlamak.

18-Belediye Başkanının medya ile gerçekleşecek randevularını Özel Kalem ile işbirliği içerisinde ayarlamak.


C) Halkla İlişkiler Servisi ve Çözüm Merkezi Görevleri:

Halkla İlişkiler Servisi: Bu Birimde çalışan personeller aşağıdaki iş ve işlemleri yapmakla görevlidir:

1) Belediye çalışmalarının kamuoyundaki tesirlerinin değerlendirilmesini yapmak,

2) Belediye hizmetlerinin, alt yapısının, birimlerinin, etkinliklerinin ve organizasyonlarının vatandaşlar tarafından bilinmesi için çeşitli tanıtım çalışmalarını yürütmek,

 3) Belediye yönetiminin izlemekle yükümlü olduğu politikanın halka benimsetilmesi, yapılan çalışmaların halka duyurulması, halkın Belediye yönetimine karşı olumlu hisler beslemesinin sağlanması, halkın da yönetim hakkındaki düşüncelerinin, yönetimden beklentilerinin alınması amaçlı çalışmaları yürütmek,

4) Halkın yönetimden bilgi edinme hakkını göz önüne alarak, yürütülen faaliyet ve işlerle ilgili olarak halkın bilgilendirilmesine ortam hazırlamak ve Başkanın halkı bilgilendirici mahiyetteki toplantılarını organize etmek,

5) Tanıtım faaliyetlerinde kullanılan her türlü basılı materyalin, kurumsal kültüre uygun tasarımının yapılmasını ve basılmasını sağlamak, ilgili çalışmaları kontrol ve koordine etmek,

6) Çeşitli sivil toplum örgütleri, muhtarlar ve benzeri ile Belediye yönetiminin katılımıyla belirli dönemlerde toplantılar yaparak bir araya gelmeleri için organizasyonlar düzenlemek,

7) Belediyenin hizmetlerinden yararlanan kişi ve kuruluşların dilek ve şikâyetlerini almak ve ilgili Müdürlüklere bilgilendirilerek, müdürlüklerden alınan brifingler ile vatandaşa hizmetler hakkında bilgilendirmek,

8) Halkla ilişkilerde elde edilen sonuçları değerlendirmek ve bu alandaki faaliyetlerin etkinliğini artıracak önlemleri belirlemek üzere araştırmalar yapmak,

9) Kurumun halkla ilişkiler bağlamında sosyal ve kültürel amaçlı faaliyetler organize etmesine yönelik öneriler ve projeler geliştirmek,

10) Belediyenin gerek içe gerekse dışa dönük olarak kullanacağı her türlü baskılı malzemelerini kurum kimliği (amblem ve logo uygunluğu) esasları açısından incelemek, çalışmaların kurum kimlik ve imajını geliştirici olması yönünde öneriler geliştirmek,

11) Vatandaşlardan gelen (telefon, e-mail, faks, şahsen ya da basın yolu ile başvuruları) ilgili birimlere yönlendirmek, başvuru sahiplerini bilgilendirmek,

Çözüm Masası: Vatandaşların sözlü olarak, talep ve şikâyette bulunması için Danışma tarafından, Çözüm masasına yönlendirilir. Talep ve şikâyet, çözüm masası elemanı tarafından alınarak Talep Yönetim Sistemi’ne (İntranet) kaydı yapılır. Vatandaşın talep veya şikayeti, Talep Yönetim Sistemi’nde (İntranet) ilgili birime gönderilir ve takibi yine bilgisayar ortamında yapılır.

Hizmet kalitesi konusundaki talep ve şikâyet, ilgili birim yöneticisi tarafından incelenir, uygun bir talep ve şikâyet, ise gerekli işlemler yapılır. Yapılan işlem veya cevap vatandaşa sunulmak üzere Çözüm Masası’na Talep Yönetim Sistemi’nde iletilir. Çözüm masası personeli cevapları vatandaşa telefon ya da elektronik posta yolu ile iletir. Şikâyet olan konuda kurum tarafından kaynaklanan bir hata tespit edilmezse, hatanın muhtemel kaynakları hakkında vatandaşa bilgi verilir.

Elektronik posta ya da telefon yoluyla gelen istek ve şikâyetler de, bilgisayara kaydedilerek ilgili birimlere iletilir ve telefon ya da mail yoluyla vatandaşa geri bilgilendirme yapılır. Vatandaşlar tarafından belediyemize verilen tüm talep ve şikâyetler, günlük kaydı tutularak isteğe göre ilgili birim veya şikâyetin türüne göre sınıflandırılarak aylık faaliyet raporlarıyla Belediye Başkanı’na, Başkan Yardımcılarına ve birim müdürlerine sunulur.

Telefon yolu ile gelen istek ve şikâyetler görevli tarafından bilgisayar da kayıt altına alınarak, Çözüm Masası elemanı tarafından bilgisayara kaydı yapılır. Yapılan kayıt sonrası ilgili form, bir ay süre Çözüm masası elemanı tarafından arşivlenir. Bir ay sonunda ilgili formda belirtilen talep veya şikayet sonuçlanmış ise İlgili Müdürlüklere teslim edilir. Ancak ilgili formda belirtilen talep veya şikayet sonuçlandırılmamışsa, Çözüm Masası elemanı tarafından evrak sonuçlandırılıncaya kadar saklanır, işlemin tamamlanmasının ardından form ilgili müdürlüğüne teslim edilir.

Sonuçlanan talep ve şikâyet sayısı ( 6 Aylık ) Veri Analizi prosedürüne göre analiz edilip Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü’ne sunulur.

D) Bilgi Edinme Sistemi ile ilgili başvuruların takibi:

a) 09.10.2003 tarihli ve 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik çerçevesinde bilgi ve belgeye erişilmesi işlemlerinin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak.

b) Başvuruların etkin, süratli ve doğru sonuçlandırmak üzere gerekli idari ve teknik tedbirleri almak.

c) BİMER görevlileri tarafından, ilgili başvuru sahiplerine geri dönülerek bilgi verilmesi ve bu işlemin son aşamaya kadar titizlikle takip edilerek sonucundan haftalık, aylık ve yıllık bazda rapor hazırlamak.

E) Kent Konseyi

Kent halkının evrensel değerler ışığında, çevresel, toplumsal, kültürel, sosyal, tarihsel

ihtiyaçlarına uygun değişim ve gelişimini sağlayan kısa, orta ve uzun dönem projelerinin hazırlanmasına öncülük etmek, öneriler sunmak, sunulan önerilerin geliştirilmesine katkıda bulunmak,

Kentte, yurttaş duyarlılığını geliştirmek, katılımcı demokrasi kültürünü yaygınlaştırmak ve yerleştirmek, çevresiyle uyumunu ve yaşam kalitesini arttıracak öneri ve çalışmalar için elverişli zemin hazırlamak amacıyla kurulan KENT KONSEYLERİ ile ilgili talepleri almak ve ilişkileri sağlamak.

 

 08.10.2006 tarih ve 26313 sayılı resmi gazete yayımlanan kent konseyi yönetmeliğine istinaden Terme Belediyesi öncülüğünde,  kent yaşamında, kent vizyonunun ve hemşehrilik bilincinin geliştirilmesi, kentin hak ve hukukunun korunması, sürdürülebilir kalkınma, çevreye duyarlılık, sosyal yardımlaşma ve dayanışma, saydamlık, hesap sorma ve hesap verme, katılım, yönetişim ve yerinden yönetim ilkelerini hayata geçirmeye çalışan kent konseylerinin çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Kent konseyine 5393 sayılı kanununun 76. Maddesine dayanılarak destek verilecektir.

F)İdari Personelin Görevleri: Bu Birimde çalışan personeller aşağıdaki iş ve işlemleri yapmakla görevlidir:

1) Müdürlüğünün görev alanı ile ilgili olarak, Başkanlığın gayeleri, politikaları, bütçeleri ile uyumlu hedefler, planlar ve programların geliştirilmesinde tüm operasyonal, teknik ve uygulamalarda amirine gerekli desteği eksiksiz vermek.

2) Başkanlığın amaçlarını ve genel politikalarını, çalıştığı müdürlüğün uğraş alanlarını ilgilendiren boyutuyla öğrenip ve buna uygun tutum davranış sergilemek.

3) Müdürlüğün haberleşme ve evrak akışını amirinin direktifleri doğrultusunda sağlamak.

4) Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirmek ve bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılmak.

5) Başkanlığın mevcut organizasyon şeması gereği bulunduğu pozisyon için öngörülen vasıfları kazanmak için gerekli çabayı ortaya koymak.

6) Organizasyon yapısında veya iş tariflerinde zamanla doğacak değişiklikler için kendini geliştirmek.

7) İşbölümü esasları dâhilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışmak.

8) Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı arttırmak.

9) Müdürlüğün tüm faaliyetlerinde ilgili Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genelge, Tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili mer’i mevzuata riayet etmek.

10) Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlamak.

14) Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol etmek.

23) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutmak, gerekli 24) Seminer, sempozyum, kongre, fuar, sergi, festival, yarışma, gösteriler ve benzeri faaliyetlerin ihale ve satın alma işlemlerini yapmak.

25) Belediyede üretilen kültürel yayınları, yapılan dağıtım planlamaları doğrultusunda ilgililerine ulaştırmak.

26) Yıl boyunca Belediye faaliyetleri ile önemli gün ve belirli haftalar ile ilgili konularda yeteri miktarda bez pankartlar yaptırmak ve belirlenen yerlere astırmak.

27) Basın Mensuplarıyla haber konulu görüşmeleri devam ettirmek.

28) Gazete kupürü arşivi ve yayın arşivi tutulması konularında gerekli yönlendirmeleri yapmak.

29) Faaliyetlerle ilgili e-posta grubuna ve cep mesaj gruplarına mesaj gönderilmesi konularında yönlendirme yapmak.

30) Web sitesindeki düzenlemelerin müdürlüğün çalışma alanına giren konularında Bilgi İşlem Bürosuna yönlendirici uzman desteği vermek.

31) Belgeleri düzenlemek ve takip etmek, önemli olan evrakı usulüne uygun muhafaza etmek.

Vatandaş Memnuniyeti

 Anketin Hazırlanması Vatandaş memnuniyetini ölçme anketi yılda en az iki defa olmak üzere Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tarafından yapılır veya yaptırılır. 

Anketin Uygulanması Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tarafından yapılan Vatandaş Memnuniyetini ölçme anketi, Belediye hizmet binalarında veya hizmet verilen sahalarda Halkla İlişkiler personeli tarafından gerçekleştirilir. Vatandaş Memnuniyeti Anketi ihtiyaç duyulması üzerine, hizmet alımı şeklinde de gerçekleştirilebilir.

Anketin Değerlendirilmesi Yapılan anket sonucunda elde edilen veriler, İstatistiki yöntemler kullanılarak değerlendirilir ve raporlanır.

                           

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Uygulama Usul ve Esaslar, Ortak Hükümler, Yürürlük ve Yürütme

 

 

UYGULAMA USUL VE ESASLAR:

 

MADDE 8- Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün personelleri kendisine verilen görevleri konusuna göre; Uygulama Usul ve Esaslar ile  Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde yürütür. Bu yönetmelikte bulunmayan hususlarda Başkanlık Makamı veya gerekli görülen hallerde Belediye Meclis kararlarına göre hareket ederler.

ORTAK HÜKÜMLER

 MADDE 9- Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünde çalışan tüm personel aşağıdaki maddelere uymakla yükümlüdür:

a)Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genel emirler ve diğer mevzuatlara uygun olarak verilecek her türlü görevleri zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek,

b)Irk, dil, din ve unvan farkı gözetmeden her personele ve vatandaşa eşit davranmak,

c)Herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel; korumak ve saklamakla görevli evrakı kendisinden sonra göreve başlayan personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz ve yine herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel; üzerinde kayıtlı zimmetleri görevli yetkili personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz,

ç)Belediye hizmetlerinde hesap verebilirlik ilkesine uygun hareket etmek, uygulamalarda adaletli olmaya, kaynakların kullanımında etkili ve verimli olmaya çalışmak,

d)Yıllık çalışma ve birim faaliyet raporunu performans programı göstergeleri ve gerçekleşmelerine uygun olarak hazırlayarak Mali Hizmetler Müdürlüğüne idare faaliyet raporunun hazırlanması aşamasında konsolidasyon için teslim etmek,

e)Müdürlük bünyesindeki taşınır malların kaydı, muhafazası, tüketime sevki, dayanıklı taşınırların zimmetle verilmesi, bedelli ve bedelsiz devir işlemleri ile diğer tüm taşınır işlemlerini 18.01.2007 tarihinde çıkarılan Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine uygun olarak yerine getirip, dönem sonunda çıkarılacak olan “Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabını” muhasebe yetkilisine imzalatarak hesap verilebilirliğe elverişli hale getirmek,

f)Müdürlüğün stratejik plana uygun olarak belirlenmiş olan amaç, hedef ve faaliyetlerin göre yıllık performans programını hazırlamak ve bütçe tekliflerini programa uygun olarak Mali Hizmetler Müdürlüğüne vermek,

g)Müdürlük tarafından hazırlanacak olan Ödeme Emri belgesi düzenleyen kısmına “Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür” şerhini düşerek birincil ön mali kontrol işlemini yapmak,

ğ)Mali konulardaki işlemlere ait tüm bilgileri (taahhüt dosyası, hakediş dosyası, teminat işlemleri ile ilgili idari işlemleri)  en geç beş (5) gün içerisinde Mali Hizmetler Müdürlüğüne teslim etmek.

h) Müdürlüğünde izine ayrılan personeller için harcama yetkilisi, gerçekleştirme görevlileri ve satın alma sürecinde yer alan diğer görevlilerin yerlerine bakacak personellerin belirlenerek üst yazıyla Mali Hizmetler Müdürlüğüne ve Destek Hizmetleri Müdürlüğüne bildirilerek izne ayrılmalarının sağlanması

.

YÜRÜRLÜK

MADDE 10- Bu yönetmelik hükümleri; Terme Belediye Meclisince kabulünden sonra yürürlüğe girer. 

 

YÜRÜTME

MADDE 11- Bu Yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.