Muhtarlık İşleri Müdürlüğü

T.C.
TERME BELEDİYESİ
MUHTARLIK İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
KURULUŞ, GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI İLE
ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Yasal Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 – Bu yönetmeliğin amacı, İçişleri Bakanlığı’nın 2015/8 Sayılı Genelgesi esas
alınarak kurulmuş olan Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve
sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 – Bu Yönetmelik, Muhtarlık İşleri Müdürlüğündeki personelin görev, yetki ve
sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar
Dayanak
MADDE 3 – Bu yönetmelik; Anayasa’nın 124. maddesi ve 5393 sayılı Belediye Kanunu 15/b
maddesine ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine istinaden hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 – Bu yönetmelikte geçen:
a) Belediye : Terme Belediyesi’ni,
b) Başkanlık : Terme Belediye Başkanlığı’nı,
c) Meclis : Terme Belediye Meclisini,
d)Encümen : Terme Belediye Encümenini,
c) Müdürlük : Muhtarlık İşleri Müdürlüğü’nü,
d) Müdür : Muhtarlık İşleri Müdürü’nü,
e) Yönetmelik : Muhtarlık İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Teşkilat ve Bağlılık
Teşkilat
MADDE 5 – Muhtarlık İşleri Müdürlüğü
5393 sayılı Belediye Kanununun 48nci ve “Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli
İdare Birlikleri Norm Kadro İlke Ve Standartlarına Dair Yönetmelik” Hükümlerine dayanarak
Terme Belediye Meclisinin 01/10/2014 tarihli ve 64 sayılı kararı gereğince kurulmuştur.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, Yetki ve Sorumluluk
Müdürlüğün görevleri
MADDE 6 –
1) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, İçişleri Bakanlığının 2015/8 Sayılı Genelgesinde belirtilen iş
ve işlemlerin tamamının etkin ve verimli bir şekilde yapılmasından sorumludur.
2) İçişleri Bakanlığı tarafından www.muhtar.gov.tr üzerinden oluşturulan MUHTAR BİLGİ
SİSTEMİ aracılığıyla belediyemize iletilen talep, şikâyet, öneri ve isteklerin mevzuatta
belirtilen sürelerde karşılanmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak.
3) MBS haricinde muhtarlıklardan gelen ( bizzat, telefonla, maille, dilekçe ile vb) her türlü
talebin uygun birime ve uygun kişilere yönlendirilmesini sağlamak ve sonuçlarını takip
etmek.
4) MBS üzerinden veya başka yollarla muhtarlardan gelen tüm talep, şikâyet, öneri ve
isteklerle ilgili istatistiki kayıtları tutmak, raporlamak ve başkanlığa sunmak.
5) Yılın belirli zamanlarında Muhtarlarla “istişare toplantıları” düzenlemek ve mahalle bazlı
hizmetlerin değerlendirmesini yapmak.
6) Belediyemiz müdürlükleri tarafından yapılan tüm hizmetlerin mahalle bazlı raporlanmasını
sağlamak. İlgili müdürlüklerde mahalle bazlı raporlama ve arşiv oluşturulmasını sağlamak.
7) Belediyemizde üretilen tüm hizmetlerle ilgili mahalle bazlı raporlar hazırlayarak Başkanlık
makamına sunmak.
Müdürlük yetkisi
MADDE 7 – Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı
Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar
çerçevesinde yapmaya yetkilidir.
Müdürlüğün sorumluluğu
MADDE 8 – Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte
tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla
yapmak ve yürütmekle sorumludur.
Müdürün görev, yetki ve sorumluluğu
MADDE 9 –
1) Muhtarlık İşleri Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil eder.
2) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir.
3) “Müdürlüğün Görevleri” kısmında tanımlanmış tüm işleri koordine eder, etkili ve verimli
bir şekilde sonuçlanmasını sağlar.
4) Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün Tahakkuk Amiri, Harcama Yetkilisi ve Müdürlük
personelinin disiplin amiridir.
5) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.
6) Müdürlüğün yıllık Performans Programını ve buna bağlı olarak yıllık Bütçesini hazırlar.
7) Performans Hedefleri, İş kapasitesi ve Faaliyet alanlarını dikkate alarak günlük, haftalık,
aylık ve yıllık çalışma planları hazırlar ve bu planların uygulanmasını sağlar.
8) Performans Hedefleri ve Bütçesine göre bir yıl boyunca kullandığı kaynakları ve yaptığı
faaliyetleri gösteren “Yıllı Faaliyet Raporu’nu hazırlar.
9) Vatandaşa yönelik hizmetlerle ilgili “hizmet standartları” belirleyerek daha hızlı ve etkin
hizmet vermek için tedbirler alır, süreç iyileştirmesi yapar.
10) Faaliyet alanıyla ilgili vatandaş memnuniyeti ölçümleri yapar.
11) Müdürlüğünde Kamu İç Kontrol Sisteminin ve Kalite Yönetim Sisteminin kurulmasından
birinci derecede sorumludur. Bu konuda Strateji Geliştirme Müdürlüğü ile koordineli çalışır.
12) Birim personelinin görev, yetki ve sorumluluklarını belirler, görevli personelin disiplin
amiri olarak görev ve sorumluluklarını yerine getirir.
Muhtar Bilgi Sistemi Koordinatörü ’nün görev, yetki ve sorumluluğu
MADDE 10–
1) İçişleri Bakanlığı tarafından www.muhtar.gov.tr üzerinden oluşturulan MUHTAR BİLGİ
SİSTEMİ’nin koordinasyonunu sağlar.
2) MBS aracılığıyla belediyemize iletilen talep, şikayet, öneri ve isteklerin mevzuatta
belirtilen sürelerde karşılanmasını ve sonuçlandırılmasını sağlar.
3) Müdürlükler tarafından yapılacak geri dönüşlerin MBS talep, şikayet, öneri ve isteğinin
tam karşılığı olup olmadığını sorgular, sonuçların etkinliğini denetler ve iyileştirilmesini
sağlar.
4) MBS haricinde muhtarlıklardan gelen (bizzat, telefonla, maille, dilekçe ile vb) her türlü
talebin uygun birime ve uygun kişilere yönlendirilmesini sağlar ve sonuçların uygunluğunu
denetler.
5) MBS üzerinden veya başka yollarla muhtarlardan gelen tüm talep, şikâyet, öneri ve
isteklerle ilgili istatistiki kayıtları tutar, raporlar ve başkanlığa sunar.
Kalem Personelinin görev, yetki ve sorumluluğu
MADDE 11 –
1) Görevi gereği Müdür tarafından kendilerine verilen işleri yasalar ve yönetmelik esaslarına
göre yapar.
2) Müdürlüğe gelen telefonlara bakar, gerekli hallerde Müdürünü bilgilendirir.
3) Müdürlükte “Standart Dosya Planı”nın eksiksiz ve mevzuata uygun yürütülmesini sağlar.
4) Müdürüyle birlikte Birim Arşivi oluşturur, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik
hükümlerine göre mevcut dosyaların “Saklama Planı”nı oluşturur ve takibini yapar. Bu
konuda Yazı İşleri Müdürlüğü ile koordineli çalışır.
5) Müdürlüğe gelen-giden evrakların kayıtlarını tutar, yazışmaları hazırlar.
6) Müdürün talimatıyla satın alım taleplerini açar ve satın alım sonuçlanana kadar süreci takip
eder.
7) Müdürlükteki demirbaş malzemelerinin kayıtlarını tutar.
8) Sekreterya personeli, Müdür ve müdürün yetkili kıldığı kişiler tarafından verilen diğer
işleri yapar.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme
Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlem
MADDE 12 –
1-Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir.
Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.
2- Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili
kayıt defterlerine sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları yine zimmetle ilgili
Müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda
yapılır.
Arşivleme ve dosyalama
MADDE 13 –
1- Müdürlük tarafından yapılan tüm yazışmaların birer paraflı nüshası konusuna göre
Standart Dosya Planı’na uygun olarak muhafaza edilir.
2- Müdürlükte üretilen ve müdürlüğe gelen tüm evrak ve belgeler Standart Dosya
Planı’na göre sınıflandırılır ve dosyalama yapılır.
3- İşlemi biten evraklar “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğine uygun
olarak arşive kaldırılır.
4- Arşivdeki evrakların saklama süreleri ve imha temrinleri için planlama yapılarak
süresi gelen evraklar mevzuata uygun olarak imha edilir.
5- Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi
ve ilgili amiri sorumludur.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller
MADDE 14–
1) İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine
uyulur.
Yürürlük
MADDE 15-
1) Bu yönetmelik Belediye Meclisinin kabulü tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 16 –
1) Bu yönetmelik hükümlerini Terme Belediye Başkanı yürütür.