Yazı İşleri Müdürlüğü

T.C.

TERME BELEDİYESİ

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

KURULUŞ, GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI İLE ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK

 

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Yasal Dayanak ve Tanımlar

AMAÇ:

MADDE 1- Bu Yönetmeliğin amacı; Terme Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün teşkilat yapısını, hukukî statüsünü, görev,  çalışma usul ve esaslarını belirleyerek, hizmetlerin daha etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.

KAPSAM:

MADDE 2- Bu yönetmelik, Terme Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün görev ve çalışma usulü ile birlikte işleyişini kapsar.

YASAL DAYANAK:

MADDE 3- Bu yönetmelik,  5393 sayılı Belediye Kanununun 15’inci maddesinin (b) bendi hükmüne dayanılarak düzenlenmiştir.

TANIMLAR:

MADDE 4-Bu yönetmeliğin uygulamasında; 

 

a)Başkan         :Terme  Belediye Başkanını,

b)Meclis          :Terme  Belediye Meclisini,

c)Encümen       :Terme Belediye Encümenini

d)Belediye        :Terme  Belediye Başkanlığını

e)Müdürlük      :Terme  Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünü,

f)Personel         :Terme Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünde görevli tüm personeli ifade eder.

 

İKİNCİ BÖLÜM

 Müdürlük Görev Alanı, Yönetim ve Yetkileri

MÜDÜRLÜK GÖREV ALANI

MADDE 5- Yazı İşleri Müdürlüğünün temel görev alanı ve sorumluluğu aşağıda belirlenmiştir.  

 

            Terme Belediye Başkanlığının amaçlanan, prensip ve politikaları ile bağlı bulunulan mevzuat ve Belediye Başkanın belirleyeceği esaslar çerçevesinde, Başkanlık Makamının emir ve direktifleri doğrultusunda; Terme Belediye Meclisinin düzenli çalışabilmesi için gerekli desteğin verilmesinden ve meclis işlemlerinin yürütülmesinden, kararların yazım ve onaylarının takibinden, Belediye Meclisi üyelerinin özlük işlerinin yürütülmesinden, gelen ve giden evrakların kontrollü bir şekilde teslim alınması ve ilgili birimlere gönderilmesinden, kuruma gelen ve Müdürlükten gidecek olan her türlü evrakın gerekli işlemlerini yapmak ve birimlerle koordineli çalışmaktan, Belediye Encümeninin hızlı ve isabetli kararlar alabilmesi için gerekli desteği vermek ve Belediye Encümenine sunulacak dosyaların gerektiği gibi oluşturulmasının kontrolünden, Belediye Encümen kararlarının ilgili mevzuat ve yönetmelikler çerçevesinde alınmasını takip etmekten, kuruma gelen ve Müdürlükten gidecek olan evrakın her türlü işlemlerini yapmak ve ilgili müdürlüklerle koordineli çalışmaktan sorumludur.

 

YÖNETİM

MADDE 6-Yazı İşleri Müdürlüğünün görev dağılımı aşağıdaki şekilde oluşmuştur:

Yazı İşleri Müdürü

Meclis ve Encümen Bürosu

İdari Personel ve Yazışma Bürosu

Arşiv Sorumlusu

YETKİLERİ

MADDE 7-

A) Yazı İşleri Müdürünün Görevleri:

1) Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının gözetimi ve denetimi altında, yürürlükteki mevzuat gereği Müdürlüğünün; sevk ve idaresini, organize edilmesini, kadrolar arasında görevlerin dağıtılmasını, iş ve işlemlerin yeniden tanzimine ilişkin dâhili düzenlemeleri yapmak,

2) Başkanlığın amaçlarını ve genel politikalarını kendi uğraş alanlarını ilgilendirdiği derecede bilmek, genel politikaların uygulanmasını devamlı olarak izlemek, amaçlara uygunluğunu araştırmak, genel politikalarda yapılması gerekli değişiklikleri bildirmek,

3)Müdürlüğü için, Başkanlığın gayeleri, politikaları, bütçeleri ile uyumlu hedefler, planlar, programlar geliştirmek ve verilen sorumluluğa göre icraat yapmak,

4)Başkanlığın amaçlarını ve politikalarını, yönettiği ve işbirliği yaptığı personele açıklamak, en iyi şekilde yönetmeleri için gerekli izahatı vermek ve uygulamaları kontrol etmek,

5)Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planlar hazırlamak. Planların uygunluk ve yeterliliğini devamlı olarak izlemek, gerekiyorsa, düzeltmeye yönelik tedbirleri almak,

6)Müdürlüğün işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik olarak istenen şekilde sonuçlandırmak üzere planlamak,

7)Gelecekte doğacak ihtiyaçlara cevap verebilecek şekilde elindeki kadro planlamasını yaparak ilgili müdürlüklere bildirmek,

8)Müdürlüğün haberleşme ve evrak akışını, üst kademelere istenen bilgileri zamanında ulaştırabilecek ve alt kademelere kurum karar, politika ve yönetmeliklerini hakkında zamanında ve doğru bilgi verebilecek şekilde planlamak,

9)Müdürlüğün yıllık faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlamak, faaliyet planına göre yıllık bütçesini Mali Hizmetler Müdürlüğü ile koordineli olarak hazırlamak, Başkanlıkça belirlenmiş amirine zamanında vermek,

10) Kendisinin ve personelinin beceri ve mesleki bilgi açısından gelişmesini sağlamak üzere eğitim planlamasını yaparak ilgili müdürlüklere bildirmek,

11) Başkanlığın kabul ettiği yönetim ve organizasyon prensiplerini Müdürlüğündeki astlarına izah etmek, organizasyon içindeki konumlarının üst-ast ve yatay organizasyonel konumlarla ilişkileri hakkında gerekli bilgiyi vermek ve ahenkle çalışmalarını temin etmek,

12) Müdürlüğün tüm  işlerini en etkin şekilde yapmak üzere, Başkanlığın mevcut organizasyon şeması, iş tarifleri ve pozisyonların ihtiyaç gösterdiği vasıflara uygun kadrosunu organize etmek,

13) Organizasyon yapısında veya iş tariflerinde zamanla doğacak değişiklik ihtiyaçlarını amiri vasıtasıyla İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğe bildirmek,

14) Çalıştırdıkları görevlilerin iş tariflerini ve performans kriterlerini hazırlayıp amirine teklif etmek,

15) Çalıştırdıkları görevlilerin, işbölümü esasları dâhilinde, sorumluluklarını belirlemek ve bu görevleri benimsetmek,

16) Emrindeki elemanlara iş tariflerini izah etmek, iş tariflerinde belirtilen görev ve sorumlulukların doğru anlaşılmalarını sağlamak,

17) İş tariflerinde mevcut olmayan görevleri emrindekilere usulünce vermek,

18)Emrindeki elemanlara görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli yetki delegasyonunu

yapmak, onları inisiyatiflerini ve yetkilerini kullanmaya teşvik etmek,

19)İşgücünün en faydalı şekilde kullanılması ve işlerin en az maliyetle yürütülmesi için, emrindeki personelin görev ve sorumluluklarını açık, seçik ve anlayabilecekleri sadelikte belirtmek, iş ve işlemlerin buna uygunluğunu denetlemek,

20)Kendisinin ve organizasyonun verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı arttırmak,

21) Belediyeye gelen tüm evrakların Başkan  ya da Başkan Yardımcısına  havalesinin  yaptırılmasını sağlayarak,  Müdürlüklere sevk ettirmek.

22)Müdürlüğün tüm faaliyetlerinde ilgili Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genelge, Tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili yürürlükteki mevzuata riayetini sağlamak, bunların uygulanmasını sürekli kontrol etmek; düzeltilmesi gereken hususlar için de olumlu öneri ve teklifleri, bir üst amirinin görüşüne sunmak,

23)Müdürlüğün verimliliğinin arttırılmasını ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli şekilde yürütülmesini sağlamak üzere, çalışma metotlarını geliştirmeleri için astlarına mesleki yardımda bulunmak, genel ahlaka ve adaba uygun hareket etmeleri için disiplini temin etmek,

24)Astlarının sorularını kesin olarak cevaplandırmak, gereken kararları süratle almak ve bildirmek.

B) Meclis Bürosu Görev, Yetki Ve Sorumlulukları

MADDE 8 

1) Meclis Bürosunun görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

a) 5393 sayılı yasada belirtilen günlerde meclisin toplantı yapmasını koordine eder.

b) Belediye Meclisine Başkanlık Makamından havaleli gelen teklifler doğrultusunda meclis gündemini oluşturur ve elektronik ortamda kayda alır ve ilgili meclis üyelerine elektronik ortamda gönderimini sağlar.

c) Görüşülüp kabul edilen tekliflerin kararlarını yazar, komisyona havale edilenleri ise bir üst yazı ile komisyon üyelerine verir.

ç) Komisyon tarafından hazırlanan raporları gündeme ekleyerek belediye meclisine sunulması işlemlerini yapar.

d) Karara bağlanan tekliflerin, kararlarını yazıp Başkan ve divan kâtibi üyelerine imzalatılmasına müteakiben yasal süresi içinde mülki idare amire gönderilmesini sağlar.

e) Kesinleşen meclis kararlarını internet ortamında yayımlayarak, kamuoyunun bilgilenmesini sağlar.

f)Kararların bir suretinin ilgili birimine sevkini yapar, bir suretinin de birim arşivinde saklanmasını sağlar.

g) Belediye meclis üyelerine, gerek meclis toplantısına gerekse ihtisas komisyonu toplantılarına katıldıkları her gün için huzur hakkı puantajı hazırlar ve gereği için Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilmesini sağlar.

ğ) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.

C) Encümen  Bürosu Görev, Yetki Ve Sorumlulukları

MADDE 9

1) Encümen Bürosunun görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

a) Encümenin tespit olunan günlerde toplanmasını koordine eder ve bunla ilgili yazışmaların takibini yapar.

b) Başkanlık Makamından Encümende görüşülmek üzere havale edilen dosyaları kayda alır.

c) Encümence alınan kararların Encümen Başkanı ve üyelerine imzalatılmasını sağlar.

ç) Kararları, teklif müdürlüğüne gereği yapılmak üzere sevkini yerine getirir.

d) Tüm encümen kararlarının numara sırası verir ve arşivlemesini yapar.

e) Encümen toplantısına katılan encümen başkanı ve üyelerine huzur hakkı için puantaj düzenler, gereği için Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderir.

f) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.

D) İdari Personel ve Yazışma Bürosunun Görevleri

1-Bu Birimde çalışan personeller aşağıdaki iş ve işlemleri yapmakla görevlidir:

a) Kurum içi ve kurum dışı yazışmalarda ve evrak kayıtlarında standartların oluşturulması işlemlerinin yapılmasını sağlamak,

b) Belediyeye gelen tüm evrak ve belgelerin, Başkan Yardımcısının havalesinin ardından ilgili birimlere zimmetini yapmak, postaların zimmetle kontrollü teslim alınmasını sağlamak,

c) Gelen evrakın kaydedilmesini ve konularına göre evrak ve belgelerin tasnif edilmesi ve ilgililere ulaştırılması işlemlerinin yapılmasını sağlamak,

d) Belediye hizmetlerinden yararlanmak isteyen vatandaşların dilekçelerine havale alınarak, vatandaşın işiyle ilişkili müdürlüğe yönlendirilerek ilgili müdürlüğe gönderilmesini sağlamak,

e) Yürürlüğe giren ilgili kanun, yönetmelik, tüzük ve genelgelerin takibini yaparak, yayınlanan belgelerin ilgili birimlere dağıtımını yapmak,

f) Vatandaşlardan gelen dilekçeleri kabul etmek, konularına göre ilgili birimlere dağıtmak,

g) Müdürlüklerden Belediye dışına giden tüm posta ve tebligat evraklarını zimmet ile teslim almak, bilgisayar kaydını yaparak kuryelere zimmet ile teslim etmek,

h) Yürürlükteki mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak,

ı) Belediye Meclisinin çalışmaları ile ilgili tüm iş ve işlemleri takip etmek,

j) Başkanın havalesi ile birimlerden gelen teklifler çerçevesinde Belediye Meclis gündemini hazırlamak, Meclis Üyelerine tebliğ edilmesi, Belediye Meclisinin toplantılarının yapılabilmesi, Belediye Meclisi toplantı tutanaklarını tutulması ve dökümünün yapılması, kararların yazılması, ilgili mercilerin onayına sunulması, alınan kararların ve karar özetlerinin ilgili birimlere ulaştırılması ve birer nüshalarının da arşivlenmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,

k) Belediye Meclis Üyelerinin ve Encümen Üyelerinin özlük işlerinin eksiksiz olarak yapılmasını sağlamak ve göreve başlayış ve ayrılışlarında, değişikliklerde mal beyanlarını almak, Belediye Encümeni çalışmaları ile ilgili tüm iş ve işlemleri takip etmek, Başkanlık Makamınca Belediye Encümenine sevk edilen evrakı kaydetmek, Belediye Encümen gündemini hazırlamak,  kararların yazılması, Başkanın onayına sunulması, alınan kararların ve karar özetlerinin ilgili birimlere ulaştırılması ve birer nüshalarının da arşivlenmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,

l) Belediye Encümeninin aktif ve verimli çalışabilmesi için gerekli tüm işlemlerinin yapılmasını sağlamak,

m) 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu gereğince yapılacak iş ve işlemlerin ihale komisyonunda tetkikini ve görüşülmesini sağlamak, evrak akışını düzenlemek ve takip etmek, karar ve tutanakları yazmak, ihale komisyonunca mevzuat çerçevesinde yapılması gereken yazışma onay bildirim iş ve işlemlerin takip ve sonuçlandırılmasını sağlamak.

E) Arşiv Bürosu Görev, Yetki Ve Sorumlulukları

MADDE 10

1) Arşiv Bürosunun görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

a) Birim arşivlerinin düzenlenmesi çalışmalarını koordine eder ve bu konuda danışmanlık hizmeti verir.

b) Arşiv konusunda oluşturulan standartları ve mevzuatı takip eder.

c) Arşiv kodlarında eksik hususlar noktasında çalışma yapar.

ç) Mekan, ekipman ve teçhizat ihtiyacını takip eder ve müdürlüğe sunar.

d) Birimlerdeki arşiv malzemesini devralır, devralınan malzemeyi tasnif eder ve yerleştirir, saklama süresi dolanların imha işlemlerini yapar.

e) Kurum arşivi malzemesinin barkot, envanter, katalog ve listeleme işlemlerini hazırlar, oluşturulan barkot, katalog, envanter ve listelerin güvenliğini sağlar.

f) Arşiv depolarının malzemeye uygun şekilde korunmasını sağlar.

g) Gereken malzemenin, restorasyon ve ciltleme işlemlerini takip eder, kurum arşivindeki malzemelerden, isteklilere zimmetle dosya verir ve dosya alır.

h) Kurumun dijital arşiv çalışmalarında Bilgi İşlem Müdürlüğünce koordineli olarak çalışır.

ı) Ayıklama ve imha işlemleri neticesinde, bu işlemlere ait evrakları kayıt altına alır ve muhafaza eder.

i) Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilmesi gereken dosyaların devir işlemlerini gerçekleştirir.

 j) Genel arşiv ve müdürlük arşivi ile ilgili bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde Terme Belediye Başkanlığı Arşiv Yönetmeliğindeki hükümler geçerlidir.

k) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.

 

ORTAK HÜKÜMLER

MADDE 11- Yazı İşleri Müdürlüğünde çalışan tüm personel aşağıdaki maddelere uymakla yükümlüdür.

a) Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genel emirler ve diğer mevzuatlara uygun olarak verilecek her türlü görevleri zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek,

b) Irk, dil, din ve unvan farkı gözetmeden her personele ve vatandaşa eşit davranmak,

c) Herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel; korumak ve saklamakla görevli evrakı kendisinden sonra göreve başlayan personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz ve yine herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel; üzerinde kayıtlı zimmetleri görevli yetkili personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz,

ç) Belediye hizmetlerinde hesap verebilirlik ilkesine uygun hareket etmek, uygulamalarda adaletli olmaya, kaynakların kullanımında etkili ve verimli olmaya çalışmak,

d) Yıllık çalışma ve birim faaliyet raporunu performans programı göstergeleri ve gerçekleşmelerine uygun olarak hazırlayarak Mali Hizmetler Müdürlüğüne idare faaliyet raporunun hazırlanması aşamasında konsolidasyon için teslim etmek,

e) Müdürlük bünyesindeki taşınır malların kaydı, muhafazası, tüketime sevki, dayanıklı taşınırların zimmetle verilmesi, bedelli ve bedelsiz devir işlemleri ile diğer tüm taşınır işlemlerini 18.01.2007 tarihinde çıkarılan Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine uygun olarak yerine getirip, dönem sonunda çıkarılacak olan “Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabını” muhasebe yetkilisine imzalatarak hesap verilebilirliğe elverişli hale getirmek,

f) Müdürlüğün stratejik plana uygun olarak belirlenmiş olan amaç, hedef ve faaliyetlerin göre yıllık performans programını hazırlamak ve bütçe tekliflerini programa uygun olarak Mali Hizmetler Müdürlüğüne vermek,

g) Müdürlük tarafından hazırlanacak olan Ödeme Emri belgesi düzenleyen kısmına “Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür” şerhini düşerek birincil ön mali kontrol işlemini yapmak,

ğ) Mali konulardaki işlemlere ait tüm bilgileri (taahhüt dosyası, hakediş dosyası, teminat işlemleri ile ilgili idari işlemleri)  en geç beş (5) gün içerisinde Mali Hizmetler Müdürlüğüne teslim etmek.

h) Müdürlüğünde izine ayrılan personeller için harcama yetkilisi, gerçekleştirme görevlileri ve satın alma sürecinde yer alan diğer görevlilerin yerlerine bakacak personellerin belirlenerek üst yazıyla Mali Hizmetler Müdürlüğüne ve Destek Hizmetleri Müdürlüğüne bildirilerek izne ayrılmalarının sağlanması.

YÜRÜRLÜK

MADDE 11- Bu yönetmelik hükümleri; Terme Belediye Meclisince kabulünden sonra yürürlüğe girer. 

YÜRÜTME

MADDE 12- Bu Yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.